仕事の効率を上げる方法

勝手に言いたいこと 仕事(医療・看護)

仕事の効率を上げる方法

2020年10月12日

師長になり「事務仕事」が増えた。

もちろん、病棟内のトラブルや患者ケアに関わる時間がゼロになったわけではないが、パソコンの前で作業する時間が増えた。

周囲から見ると「何をやっているのか?」と思うかもしれないが、チョクチョクした面倒な仕事が多い。

直近では、

  • 病棟目標の評価
  • 院内統一のポスター掲示(印刷してポスターを貼る)
  • 勉強会参加のお知らせ(スタッフを選出して連絡)
  • 学会のお知らせ(スタッフを選出)
  • 施設整備(工事日程)
  • 清掃プランのお知らせ(スタッフへ伝達)
  • 物品使用サンプル依頼(スタッフへ伝達)
  • 執筆依頼

など、1つ1つは大したことはないのだが、何をやっているのかわからなくなる。

 

集中して作業を行いたいが、病棟内では声をかけられる。
業者などの訪問者に中断させられる・・・など、なかなか集中できないのが現状である。

 

夕方に時間ができて「さて・・・」と始める頃には頭が疲れ切って、効率が上がらない。
コーヒーやエナジードリンクを飲んでもさほど効果はない。

 

なかなか管理者の時間管理というのは難しい。
同じような悩みを持つ管理者も多いのではないだろうか。

 

さて、ここで「タイムマネジメント」という言葉を思い浮かべる。

日本語では「時間管理」と言われるが、いろんな書籍を読むと「時間は管理できない」と言われる。

確かに、時間は勝手に進んでいくので、管理はできない。

正確には「自分の行動を管理するしかない(自分の行動を変えるしかない)」ということである。

若い頃は、この事があまりピンと来なかった。
自分の行動を変えると言われても・・・やらなきゃいけない事が多すぎて、自分でコントロールできる事が少ないと思っていた。(今でも時々そう思う)

 

確かに締め切りが差し迫った要件は多い。
ただ、その中にも行動を変えることで「少し」余裕を作れるかもしれない。
この「少し」が大事である。

 

いろんな書籍を読み漁り、いろんな事を試した結果・・・

  • 時間を決める(作業する時間を◯時~◯時と自分のスケジュールに入れる)
  • タスクに時間を振り当てる(◯◯の仕事:15分 と時間まで書く)
  • 場所を変える(普段病棟にいるなら、作業場所は図書室など)

これらは「少し」余裕を作ってくれる。

 

時間を決めないと始められない。
決めた時間は、たとえ看護部長から連絡が入っても、よほどの緊急性がない限り断る。
自分との約束である。

タスクに時間を振り当てるのは、自分の能力を測る指標となる。
「15分でできると思っていたけど、30分かかったなぁ」という事もザラにある。
それでもいい。

場所を変えるのは「脳」にとっても良いとされている。
場所を変えることで効率はグンと上がる。

 

個人的には「場所」は特に大事だと思っている。
周囲の目が怖くて病棟を離れられない・・・という人もいるかもしれないが、管理職の仕事は周囲の目を気にしてするものではない。

効率と質が求められる。
結果を出せば良いのである。

今日も一日頑張ろう。

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