【保存版】勤務表の作り方のコツを伝授します

看護師の勤務表の作り方

看護師の勤務表の作り方

 

先日、勤務表についてTweetしたら、反響が大きかったので、今日は記事にしてみる。

 

ほとんどの看護師が勤務表に満足していない

皆さんは所属長(師長)が作成する勤務表に満足しているだろうか?

 

恐らく、ほとんどの人が『不満』を持っているハズである。

 

私もスタッフ時代は師長が作る勤務表に不満を持っていた。

「何がそんなに難しいの?」と思っていた。

 

 

師長になって、勤務表を作り始めた時、難しさを知った。
初めての勤務表は6回作り直した。

3日間かけて、スキマ時間のほとんどを勤務表づくりに費やした。

 

勤務表づくりは自分との戦いである。
「組めない」と思ってしまった瞬間に思考が止まる。

実際には何とかなるのだが、コツを知らず、慣れていない時期はそういう思いに悩まされる。

誰も助けてくれない、孤独と焦りの時間である。

 

作ったことの無い人にはわからないだろう。

一度作ってみるとわかる。
自分が思っていた以上に苦労する。

 

考えていたことと、体験することは違うものだ。

 

看護師の勤務表作成はコツがわかれば早く作れる

看護師の勤務表づくりにはコツがある。

2~3回作成するとコツを掴めるようになってくる。

 

今の部署は看護師が30名前後であるが、私は4時間くらいで作成できる。
最近は2時間ずつ2日に分けて作成している。
(そちらのほうが集中力が持つので効率が良い)

 

Twitterの中でも紹介したが、順番を間違えなければ組みやすくなる。

 

簡単に流れを説明する。

①スタッフから希望を聞いたら、希望表をコピーする

私達は人間である、間違えることもある。
きちんとバックアップを取らないといけない。

 

②コピーした表を使って、勤務を作っていく。

スタッフが直接記入した希望表(原本)に手を加えてはいけない。

必ず「コピー」を取っておく。
そのコピーした用紙を使って書き込んでいくと、消しゴムで消しても消えることはない。

「希望が消えていた・・・」というトラブルは絶対に起こしてはならない。

 

③まず夜勤を組む〜夜勤はバランスを見ながら組んでおく。

まずは、「夜勤」を組み込む。

スタッフが「休み」希望を取っていたら、その直前に夜勤を入れると良い。
これをやると枠を節約できる。

若者だけに偏らないよう、組んでおく。

 

④夜勤を入れたら、次に土日祝日の勤務を入れる。

次に入れるのは、土日祝日の勤務である。

要するに、「平日日勤以外」を先に固めておく。

平日日勤は師長がいるので、何とかフォローできるが、いない日はリーダーができるスタッフが必要になる。

先に固めて入れておくべきである。

 

私は、土日はできるだけ連続勤務にならないようにしている。

つまり、土曜に出勤したスタッフは、日曜日は休みにする。

土日連続の勤務はテンションが落ちる。

 

⑤夜勤、土日以外の勤務(遅番・早番など)を入れる

部署によると思うが、早番や遅番など、夜勤や土日勤務以外のマークがあれば、このタイミングで入れておく。

 

⑥ここで一旦、勤務表ソフトに入力しておく。

ほとんどの勤務表ソフトには『集計機能』が付いていると思う。

パソコンに入力してみると、案外「間違い」に気づく。
夜勤が少なかったり、多すぎたりしていないか・・・確認しておく。

 

⑦休みを入れ込む(月に指定された数だけ入れる)

ここは勤務表ソフトに直接入力しても良い。

大まかで良いので、休みは均等に入れておく。

 

⑧最後に日勤を入れる

意外かもしれないが、平日日勤は最後に入れ込む。

日勤の人数はできるだけ一定にしておく
多すぎたり少なすぎたりすると、効率が落ちる。

 

日勤の人数はどのように計算しているのか

私は病床数を4で割った数で日勤数を設定している。

40床の病棟は40÷4=10 →日勤スタッフ10人
50床の病棟は50÷4=12.5 →日勤スタッフ12人~13人

で考えている。

この数は組織によって違うかもしれない。

 

バランスはパフォーマンスを上げるうえでとても大切

頭数が多ければ良いというものではない。
「多い日」と「少ない日」ができるだけ少ないようにしておいたほうが良い。

 

人間は頭がよい動物である。
周囲の力量や業務量に合わせてパフォーマンスを自己調整する。
つまり、能力があるのに「手抜き」が発生する。

これは本人が意識していなくても、潜在的に発生するものである。

個人個人の能力を最大化するには管理者が「適正」を知っておく必要がある。

その人数で勤務が終わるように業務改善も同時に進めていく。

 

勤務表で看護師のパフォーマンスが変わる

これを数ヶ月続けていけば、徐々に安定してくる。
私は部署が変わって3ヶ月になるが、確実に変わってきた。

勤務表一つでスタッフのパフォーマンスは変わる。

 

おわりに

勤務表づくりに1週間以上かける師長もいるようだが、改善したほうが良い。
スタッフは勤務表の質やスピードで師長の能力を判断していると思っておいたほうが良い。

逆に言えば、勤務表づくりが1〜2日で終了する師長は、それだけで「仕事ができる」と思われる。

余った時間はゆっくりベッドサイドに行けば良い。
何もしなくても、師長がベッドサイドに行くだけで空気が変わる。

管理者はまず、長くても『3日以内』で作成できるスキルを身につけよう。

 

ABOUTこの記事をかいた人

【めで師長】 ある総合病院で看護師長をやっています。 看護師経験は20年以上で、精神科・ICU・内科病棟の経験があります。 Twitterで書ききれない内容をブログの中で好き勝手書いています。 このブログが誰かのお役に立てれば幸いです。 ※ブログの更新は不定期です。