【めで流】看護師の勤務表の作り方
先日、勤務表についてTweetしたら、反響が大きかったので、今日は記事にしてみる。
ほとんどの看護師が勤務表に満足していない
皆さんは所属長（師長）が作成する勤務表に満足しているだろうか？
恐らく、ほとんどの人が『不満』を持っているハズである。
実は、師長が作る勤務表に7割の人が不満を持っているというデータもある。
そう、看護師の勤務表作りは、師長が抱える『頭の痛い仕事』の1つである。
私もスタッフ時代は師長が作る勤務表に不満を持っていた。
「何がそんなに難しいの？」と思っていた。
師長になって、勤務表を作り始めた時、難しさを知った。
初めての勤務表は６回作り直した。
３日間かけて、スキマ時間のほとんどを勤務表づくりに費やした。
勤務表づくりは自分との戦いである。
「組めない」と思ってしまった瞬間に思考が止まる。
実際には何とかなるのだが、コツを知らず、慣れていない時期はそういう思いに悩まされる。
誰も助けてくれない、孤独と焦りの時間である。
作ったことの無い人にはわからないだろう。
一度作ってみるとわかる。
想像以上に苦労する。
「考えていたこと」と、「体験すること」は違うものだ。
看護師の勤務表作成はコツがわかれば早く作れる
だが、看護師の勤務表づくりにはコツがある。
２～３回作成するとコツを掴めるようになってくる。
今の部署は看護師が30名前後であるが、私は４時間くらいで作成する。
最近は2時間ずつ2日に分けて作成している。
（そちらのほうが集中力が持つので効率が良い）
集中すれば3時間程度で作成が可能であるが、頭が疲れてしまう。
Twitterの中でも紹介したが、作り方の順番を間違えなければ組みやすくなる。
[st-kaiwa1]これから作り方を1つずつ説明してく
①スタッフから希望を聞いたら、希望表をコピーする
私達は人間である、間違えることもある。
きちんとバックアップを取らないといけない。
スタッフ希望の間違えは、絶対にやってはいけないミスである
②コピーした表を使って、勤務を作っていく。
スタッフが直接記入した希望表（原本）に手を加えてはいけない。
必ず「コピー」を取っておく。
そのコピーした用紙を使って、勤務予定を書き込んでいくと、消しゴムで消しても消えることはない。
「希望が消えていた・・・」というトラブルは絶対に起こしてはならない。
社会の中で「信用される」というのはとても大事である。
③まず夜勤を組む〜夜勤はバランスを見ながら組んでおく。
まずは、「夜勤」を組み込む。
スタッフが「休み」希望を取っていたら、その直前に夜勤を入れると良い。
これをやると枠を節約できる。
2交代なら、「準夜」→「深夜（明け）」→「休み（スタッフの希望）」という形を作る。
深夜明け→休み と続くと、体感的に2連休の気分になる。
夜勤は若者に偏らないよう、バランス見ながら組んでおく。
④夜勤を入れたら、次に土日祝日の勤務を入れる。
「夜勤」の次に入れるのは、「土日祝日の勤務」である。
要するに、「平日日勤以外」を先に固めておく。
平日日勤は師長がいるので、何とかフォローできるが、
いない日はリーダーができるスタッフが必要になる。
先に固めて入れておくべきである。
私は、土日はできるだけ連続勤務にならないようにしている。
つまり、土曜に出勤したスタッフは、日曜日は休みにする。
土日連続の勤務はテンションが落ちる。
ここは、部署の人数や、スタッフの希望にもよる。
⑤夜勤、土日以外の勤務（遅番・早番など）を入れる
部署によって違うと思うが、「早番」や「遅番」など、
夜勤や土日勤務以外の勤務があれば、このタイミングで入れておく。
⑥ここで一旦、勤務表ソフトに入力しておく。
「夜勤」と「土日勤務」を手書きで作ったら、
一度パソコンの入力（勤務表ソフト）に入力する。
ほとんどの勤務表ソフトには『集計機能』が付いていると思う。
パソコンに入力してみると、案外「間違い」に気づく。
夜勤が少なかったり、多すぎたりしていないか・・・確認しておく。
作ってしまった後の修正は時間がかかりすぎる。
何でもそうだが、完成前に一度振り返ることは重要である
⑦休みを入れ込む（月に指定された数だけ入れる）
次に「休み」を入れていく。
慣れている人はパソコンの勤務表ソフトに直接入力しても良い。
日勤のバランスを見ながら、休みを組み込んでいく。
⑧最後に日勤を入れる
意外と思われるかもしれないが、平日日勤は最後に入れ込む。
そして、日勤の人数はできるだけ一定にしておく。
「多い日」や「少ない日」など、人数のムラを作ってはいけない。
多すぎたり少なすぎたりすると、業務の効率が落ちる。
日勤の人数はどのように計算しているのか
私は病床数を４で割った数で日勤数を設定している。
例えば、
ポイント
50床の病棟は50÷4＝12.5 →日勤スタッフ12人～13人
40床の病棟は40÷4＝10 →日勤スタッフ10人
で考えている。
この数は組織によって違うかもしれない。
バランスはパフォーマンスを上げるうえでとても大切
先程も少し述べたが、スタッフの人数が多ければ良いというものではない。
「多い日」と「少ない日」ができるだけ少ないようにしておいたほうが良い。
人間は頭がよい動物である。
周囲の力量や業務量に合わせてパフォーマンスを自己調整する。
つまり、能力があるのに「手抜き」が発生する。
（このような研究結果がある）
これは本人が意識していなくても、潜在的に発生するものである。
個人個人の能力を最大化するには管理者が「適正」を知っておく必要がある。
その人数で勤務が終わるように業務改善も同時に進めていく。
勤務表で看護師のパフォーマンスが変わる
これを数ヶ月続けていけば、徐々に安定してくる。
私は部署が変わって3ヶ月になるが、確実に変わってきた。
勤務表一つでスタッフのパフォーマンスは変わる。
おわりに
勤務表づくりに1週間以上かける師長もいるようだが、その仕事方法は改善したほうが良い。
時間をかければ良い勤務表になるわけではない。
スタッフは勤務表の質やスピードで師長の能力を判断していると思っておいたほうが良い。
逆に言えば、勤務表づくりが１〜２日で終了する師長は、それだけで「仕事ができる」と思われる。
勤務表はサクッと作って、余った時間はゆっくりベッドサイドに行けば良い。
患者さんのケアを直接行わなくても、師長がベッドサイドに行くだけで空気が変わる。
管理者はまず、長くても『3日以内』で作成できるスキルを身につけよう。
