看護師の勤務表の作り方

管理者(師長)へ向けて 仕事のこと(医療・看護)

【保存版】勤務表の作り方のコツを伝授します

【めで流】看護師の勤務表の作り方

先日、勤務表についてTweetしたら、反響が大きかったので、今日は記事にしてみる。

ほとんどの看護師が勤務表に満足していない

皆さんは所属長(師長)が作成する勤務表に満足しているだろうか?

恐らく、ほとんどの人が『不満』を持っているハズである。

実は、師長が作る勤務表に7割の人が不満を持っているというデータもある。
そう、看護師の勤務表作りは、師長が抱える『頭の痛い仕事』の1つである。

私もスタッフ時代は師長が作る勤務表に不満を持っていた。

「何がそんなに難しいの?」と思っていた。

師長になって、勤務表を作り始めた時、難しさを知った。
初めての勤務表は6回作り直した。

3日間かけて、スキマ時間のほとんどを勤務表づくりに費やした。

勤務表づくりは自分との戦いである。
「組めない」と思ってしまった瞬間に思考が止まる。

実際には何とかなるのだが、コツを知らず、慣れていない時期はそういう思いに悩まされる。

誰も助けてくれない、孤独と焦りの時間である。

作ったことの無い人にはわからないだろう。

一度作ってみるとわかる。
想像以上に苦労する。

「考えていたこと」と、「体験すること」は違うものだ。

看護師の勤務表作成はコツがわかれば早く作れる

だが、看護師の勤務表づくりにはコツがある。

2~3回作成するとコツを掴めるようになってくる。

今の部署は看護師が30名前後であるが、私は4時間くらいで作成する。
最近は2時間ずつ2日に分けて作成している。
(そちらのほうが集中力が持つので効率が良い)

集中すれば3時間程度で作成が可能であるが、頭が疲れてしまう。

Twitterの中でも紹介したが、作り方の順番を間違えなければ組みやすくなる。

mede

これから作り方を1つずつ説明してく

①スタッフから希望を聞いたら、希望表をコピーする

私達は人間である、間違えることもある。
きちんとバックアップを取らないといけない。

mede

スタッフ希望の間違えは、絶対にやってはいけないミスである

②コピーした表を使って、勤務を作っていく。

スタッフが直接記入した希望表(原本)に手を加えてはいけない

必ず「コピー」を取っておく。

そのコピーした用紙を使って、勤務予定を書き込んでいくと、消しゴムで消しても消えることはない。

「希望が消えていた・・・」というトラブルは絶対に起こしてはならない。

社会の中で「信用される」というのはとても大事である。

③まず夜勤を組む〜夜勤はバランスを見ながら組んでおく。

まずは、「夜勤」を組み込む。

スタッフが「休み」希望を取っていたら、その直前に夜勤を入れると良い。
これをやると枠を節約できる。

2交代なら、「準夜」→「深夜(明け)」→「休み(スタッフの希望)」という形を作る。

深夜明け→休み と続くと、体感的に2連休の気分になる。

夜勤は若者に偏らないよう、バランス見ながら組んでおく。

④夜勤を入れたら、次に土日祝日の勤務を入れる。

「夜勤」の次に入れるのは、「土日祝日の勤務」である。

要するに、「平日日勤以外」を先に固めておく。

平日日勤は師長がいるので、何とかフォローできるが、
いない日はリーダーができるスタッフが必要になる。

先に固めて入れておくべきである。

私は、土日はできるだけ連続勤務にならないようにしている。

つまり、土曜に出勤したスタッフは、日曜日は休みにする。

土日連続の勤務はテンションが落ちる。
ここは、部署の人数や、スタッフの希望にもよる。

⑤夜勤、土日以外の勤務(遅番・早番など)を入れる

部署によって違うと思うが、「早番」や「遅番」など、
夜勤や土日勤務以外の勤務があれば、このタイミングで入れておく。

⑥ここで一旦、勤務表ソフトに入力しておく。

「夜勤」と「土日勤務」を手書きで作ったら、
一度パソコンの入力(勤務表ソフト)に入力する。

ほとんどの勤務表ソフトには『集計機能』が付いていると思う。

パソコンに入力してみると、案外「間違い」に気づく。

夜勤が少なかったり、多すぎたりしていないか・・・確認しておく。
作ってしまった後の修正は時間がかかりすぎる。

mede

何でもそうだが、完成前に一度振り返ることは重要である

⑦休みを入れ込む(月に指定された数だけ入れる)

次に「休み」を入れていく。

慣れている人はパソコンの勤務表ソフトに直接入力しても良い。

日勤のバランスを見ながら、休みを組み込んでいく。

⑧最後に日勤を入れる

意外と思われるかもしれないが、平日日勤は最後に入れ込む。

そして、日勤の人数はできるだけ一定にしておく

「多い日」や「少ない日」など、人数のムラを作ってはいけない

多すぎたり少なすぎたりすると、業務の効率が落ちる。

日勤の人数はどのように計算しているのか

私は病床数を4で割った数で日勤数を設定している。

例えば、

ポイント

50床の病棟は50÷4=12.5 →日勤スタッフ12人~13人

40床の病棟は40÷4=10 →日勤スタッフ10人

で考えている。

この数は組織によって違うかもしれない。

バランスはパフォーマンスを上げるうえでとても大切

先程も少し述べたが、スタッフの人数が多ければ良いというものではない。

「多い日」と「少ない日」ができるだけ少ないようにしておいたほうが良い。

人間は頭がよい動物である。
周囲の力量や業務量に合わせてパフォーマンスを自己調整する。

つまり、能力があるのに「手抜き」が発生する。
(このような研究結果がある)

これは本人が意識していなくても、潜在的に発生するものである。

個人個人の能力を最大化するには管理者が「適正」を知っておく必要がある。

その人数で勤務が終わるように業務改善も同時に進めていく。

勤務表で看護師のパフォーマンスが変わる

これを数ヶ月続けていけば、徐々に安定してくる。
私は部署が変わって3ヶ月になるが、確実に変わってきた。

勤務表一つでスタッフのパフォーマンスは変わる。

おわりに

勤務表づくりに1週間以上かける師長もいるようだが、その仕事方法は改善したほうが良い。

時間をかければ良い勤務表になるわけではない。

スタッフは勤務表の質やスピードで師長の能力を判断していると思っておいたほうが良い。
逆に言えば、勤務表づくりが1〜2日で終了する師長は、それだけで「仕事ができる」と思われる。

勤務表はサクッと作って、余った時間はゆっくりベッドサイドに行けば良い。
患者さんのケアを直接行わなくても、師長がベッドサイドに行くだけで空気が変わる。

管理者はまず、長くても『3日以内』で作成できるスキルを身につけよう。

  • この記事を書いた人

mede

【めで師長】 ある総合病院で看護師長をやっています。 看護師経験は20年以上で、精神科・ICU・内科病棟の経験があります。 Twitterで書ききれない内容をブログの中で好き勝手書いています。 このブログが誰かのお役に立てれば幸いです。 ※ブログの更新は不定期です。

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